Plan de projet

La réussite d’un projet nécessite une planification minutieuse. Cette assomption peut sembler évidente, mais j’ai appris au cours de mon cursus scolaire et de mon stage coop à la bibliothèque de la Cour suprême qu’il n’en n’est rien. En effet, la planification de projet est un processus difficile et rigoureux qui doit être entrepris de façon sérieuse si l’on veut maximiser ses chances de succès. Il existe des outils pour y parvenir, que j’ai appris dans le cours SI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information et dans l’élaboration d’un projet d’inventaire lors de mon stage coop.

D’abord, dans le cadre du cours ISI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information, j’ai dû effectuer un plan de projet en équipe pour le Centre des ressources du Musée canadien de l’histoire. Cette organisation, dans le cadre de réformes, demandait des suggestions pour instaurer un nouveau service lui permettant d’atteindre ses objectifs, notamment d’être à la fine pointe de la diffusion des connaissances. Pour réussir ce projet, nous devions effectuer toutes les étapes nécessaires à une planification de projet professionnelle, et présenter les résultats de nos réflexions et de notre planification en trois parties.

Nous devions d’abord procéder à un état de la situation dans lequel nous dressions le portrait du Centre des ressources et nous exposions le besoin spécifique de même que la clientèle ciblée pour ce projet. Nous avons par la suite établi une liste préliminaire des projets qui nous semblaient les plus intéressants en lien avec le mandat et les objectifs du Centre des ressources et choisi celui qui nous semblait répondre le mieux aux besoins exprimés par le promoteur du projet. Nous avons choisi de proposer la refonte du moteur de recherche du Centre des ressources pour qu’il corresponde aux moteurs de recherche à facettes, plus facile d’utilisation et plus efficace pour repérer les ressources. Nous pensions qu’un moteur de recherche par facettes permettrait au Centre des ressources de mettre davantage en valeur sa collection virtuelle, puisqu’elle devenait ainsi plus facile à consulter. Nous avons par la suite développé plus en détail les composantes pertinentes pour le projet telles que les intervenants du projet, ses paramètres, ses contraintes de réalisation et une analyse des risques. Nous avons fait de nombreux apprentissages au cours de cette phase de notre travail, notamment l’importance de connaître l’organisation de même que chacun des intervenants du projet pour être en mesure de bien répondre aux besoins, instigateurs de la demande de plan de projet. Nous avons aussi compris la valeur d’une analyse de faisabilité dans ce type d’exercice pour s’assurer de répondre aux exigences du projet et ainsi, en augmenter les chances de réussite.

Nous avons ensuite constitué le plan du projet à l’aide d’outils de planification tels qu’un diagramme technique, un réseau de projet et un diagramme de Gantt. L’utilisation de ces outils nous a permis de mesurer la complexité de l’élaboration d’un projet et de prendre conscience des nombreuses données à considérer pour réaliser nos objectifs de la façon la plus efficace possible. Le diagramme de Gantt notamment nous a permis de réaliser comment les multiples étapes et les ressources doivent être coordonnées de façon à maximiser le rendement, en s’assurant qu’elles sont employées à leur plein potentiel. Cet apprentissage aura été ardu, le diagramme de Gantt nous ayant donné du fil à retorde.

Nous avons dû, enfin, défendre notre plan de projet devant les promoteurs afin de leur exposer de la façon la plus convaincante possible notre plan de projet, en mettant de l’avant la recherche et l’analyse faite pour appuyer nos arguments, démontrant ainsi le potentiel de réalisation du projet (Voir aussi les sections Organisation de l’information et Présentation orale).

Lien vers le travail remis : Travail final-Principes de gestion

J’ai eu la possibilité de mettre à profit les compétences acquises dans le cours ISI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information lors de mon stage coop à la bibliothèque de la Cour suprême du Canada. J’ai en effet pu réaliser un projet comportant une composante de planification avec les bons outils. Il m’a été demandé de produire un inventaire des enregistrements audio et vidéo des discours de tous les juges de la Cour suprême alors qu’ils siégeaient à cette Cour. Initié à la demande de la juge en chef, le projet initial se déclinait en trois phases : constituer une base de données comprenant l’information sur ces ressources, faire les démarches pour acquérir les ressources absentes de la collection de la bibliothèque et effectuer un plan de préservation pour cette collection. Je n’ai complété que la première phase, puisqu’il a été décidé au cours de mon stage que les deux autres phases ne constituaient pas un besoin immédiat.

J’étais la seule personne à travailler sur ce projet. J’ai donc eu à constituer un plan de projet que j’ai présenté à ma superviseure afin de le faire approuver. Parmi les avantages à travailler seule sur ce projet, avoir été témoin de toutes les étapes en est un important. En effet, avoir assisté à toutes les étapes me permettait de connaître parfaitement le projet et ses composantes, ce qui m’a donné une vue d’ensemble de ce dernier. Pour cette raison, non seulement je savais toujours à quelle étape je me situais, mais je pouvais aussi rectifier rapidement les processus qui ne me permettaient pas d’obtenir les résultats désirés.

Afin d’entreprendre mon projet de façon efficace, j’ai utilisé un calendrier des tâches détaillées, comprenant les étapes clés et les dates estimées de livraison, afin de garder un suivi sur les tâches à accomplir et les délais à respecter. L’objectif n’étant pas d’une grande complexité et ne nécessitant pas de gestion de budget, je n’ai pas eu besoin d’utiliser d’autres outils de la gestion de projets tels que l’organigramme technique, le réseau du projet ou l’organigramme de Gantt. En effet, la simplicité des tâches et le nombre restreint des membres de l’équipe (c’est-à-dire moi seule) permettaient d’obtenir des résultats efficaces en utilisant seulement le calendrier détaillé.

J’ai terminé ce projet — la grille Excel contenant la liste la plus exhaustive possible des enregistrements des discours des juges ayant siégé à la Cour suprême du Canada — en décembre 2016, juste avant la fin de mon stage coop. Ce projet ayant été initié dès les débuts de mon stage, il m’aura pris huit mois pour le terminer. Ce délai a largement dépassé mes premières estimations, puisque j’avais prévu finir l’inventaire à la fin du mois d’août. J’ai compris alors que mes estimations n’avaient pas été réalistes, et que je n’avais pas tenu compte de facteurs importants tels que le temps de réponse des organismes contactés de même que les courriels de rappel que j’ai dû envoyer. Cela m’a permis d’apprendre à être plus précise dans l’élaboration des phases d’un projet afin d’être le plus efficace possible et de ne pas négliger les facteurs de risques inhérents au projet (voir aussi à ce sujet la section Organisation de l’information).

Ces deux expériences m’ont enrichie de connaissances en planification et en gestion de projet et m’ont outillée pour mes projets de carrière futurs. Concevant la thèse de doctorat comme un projet d’envergure, j’envisage de dresser un plan de projet, comprenant des livrables et des délais, pour tenter de maximiser mon apprentissage au cours de ce processus. Bien sûr, ce plan de projet sera plus à l’image de celui que j’ai dû faire pour mon projet de stage que pour le cours « Principes de gestion », puisque je serai seule pour remplir la tâche et que la composante budget ne sera que peu envisagée. Je pense tout de même que l’exercice m’aidera à atteindre mon objectif.

L’organisation des savoirs: porte d’entrée de l’information

L’organisation de l’information consiste en une méthode de disposition de l’information pour la rendre intelligible et accessible. Les données peuvent, par exemple, être classées dans des bases de données, identifiées à l’aide de métadonnées, recensées dans des index, etc. Cet aspect des sciences de l’information est d’une grande importance, puisqu’elle permet d’optimiser le rapport à l’information par l’accroissement des possibilités de recherche et de préservation. La connaissance de cet aspect des sciences de l’information est donc essentielle pour une gestion efficace de l’information d’une organisation.

Lors de ma première session, j’ai eu à suivre le cours obligatoire ISI 5302 Knowledge organization au cours duquel j’ai appris les rudiments de l’organisation des savoirs. J’ai pu mettre à profit mes connaissances lors du travail final qui consistait en l’évaluation d’une base de données de référence (LISA) et, plus particulièrement, en l’analyse de trois aspects : le thésaurus, le système de recherche par facettes et le système d’indexation des références. J’ai effectué l’examen de cette plateforme en effectuant une recherche portant sur l’utilisation des facettes en contexte de design web.

J’ai appris au cours de cette expérience à examiner une base de données avec un sens critique plus aiguisé du fait que j’avais acquis des connaissances pertinentes pour accomplir cette tâche. Mon analyse de la plateforme m’a permis de percevoir les lacunes dans l’organisation de l’interface, notamment dans le thésaurus — présentation visuelle ne contribuant pas à l’efficacité de la recherche (accès limité aux options de recherche), la présence de sous-classes non pertinentes pour la recherche entreprise, etc. — et dans le système de recherche par facettes — choix de facettes ne permettant pas de restreindre la recherche efficacement, par exemple. L’indexation des références, divisées en deux catégories (« Références » et « Cités par »), m’a permis d’obtenir de bons résultats de recherche, puisque j’ai pu, à l’aide de ces fonctionnalités, élargir ou restreindre ma recherche, et établir une connectivité certaine entre les ressources suggérées.

Lien vers le travail remis: Travail final-Knowledge Organisation

J’ai poursuivi mon apprentissage de l’organisation des connaissances dans le cours ISI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information. Dans le cadre du travail de recherche pour lequel j’ai dû faire un plan de projet, je devais suggérer, avec mon équipe, un nouveau service pour être à la fine pointe de la diffusion des connaissances. Nous avons choisi de proposer une refonte du moteur de recherche du Centre des ressources du Musée canadien de l’histoire pour le conformer aux exigences d’un moteur de recherche par facettes. Nous avions en effet appris dans le cours ISI 5302 Knowledge organization que ce type de moteur de recherche était plus efficace qu’un moteur de recherche traditionnel constitué selon la classification hiérarchique parce que les facettes permettent de représenter l’objet plus spécifiquement selon les facettes qui le composent, et par conséquent rendent la recherche plus précise et plus efficace.

Pour être en mesure de constituer le meilleur plan de projet possible, nous avons dû nous renseigner plus en profondeur sur le système de classification par facettes afin de pouvoir constituer des étapes de réalisation en adéquation avec le projet. Ces connaissances nous permettaient par ailleurs de mieux vendre notre idée au promoteur du projet. Nous avons donc argumenté sur le fait que le moteur de recherche par facettes permettaient une combinaison de critères de recherche et non pas une diminution des résultats à mesure que l’usager s’enfonce dans la hiérarchie du moteur de recherche traditionnel. Nous avons souligné que les facettes permettaient à l’usager de ratisser plus large dans sa recherche tout en obtenant des résultats plus précis. Par conséquent, la recherche était facilitée pour l’utilisateur, qui voyait ainsi l’accessibilité aux ressources s’agrandirent.

En proposant la classification par facettes à notre promoteur comme moyen d’être à la fine pointe de la diffusion des connaissances, notre intention était de lui exposer comment il pourrait accroître la visibilité de sa collection, et ainsi mieux diffuser les ressources qui la constituaient. J’aborde de nouveau ce projet dans la section Présentation orale et la section Plan de projet.

Lien vers le travail remis: Travail final-Principes de gestion

Pour être en mesure de produire des moteurs de recherche efficaces, il est important de disposer de bases de données bien élaborées pour en optimiser les performances. J’ai eu l’opportunité d’apprendre comment constituer ce type d’outils dans le cadre de mon stage à la bibliothèque de la Cour suprême du Canada par l’entreprise du projet «Inventaire des enregistrements des discours des juges de la Cour suprême». Ayant initié ce projet et participé activement à chacune de ces phases, j’ai pu me familiariser avec les étapes nécessaires à l’élaboration d’une base de données de type fichier plat.

L’étape la plus importante de ce projet fut l’élaboration des métadonnées, qui allaient du même coup établir l’intitulé des colonnes de ma base de données. Cette étape, que je croyais préliminaire à la constitution de la base de données elle-même, fut en constante évolution jusqu’à la presque toute fin du projet. J’ai compris en établissant cette grille que la sélection des éléments d’une base de données est complexe. À mesure que je consultais les bases de données susceptibles de contenir des documents correspondant à ma recherche, je constatais certains éléments dont l’intégration dans la base de données était pertinente. J’ai commencé la composition de ma base de données avec 8 champs de métadonnées à remplir, mais j’ai terminé mon inventaire avec 14 champs de métadonnées.

J’ai dans un premier temps bien déterminé les métadonnées descriptives de la ressource et décidé d’introduire les champs de métadonnées qui indiquaient le nom du juge faisant un discours, le titre, la date, le lieu, etc. Pour que mon inventaire soit le plus complet possible, j’ai dû ajouter des métadonnées administratives (localisation physique, URL, code d’identification) et techniques (format de fichier). L’addition de ces métadonnées m’a non seulement permis de mieux définir chacune des ressources que j’avais trouvées, mais aussi d’en faciliter la traçabilité. De plus, les métadonnées techniques permettent, si cela intéresse l’organisation, d’assurer un suivi sur l’obsolescence des formats, qui peut être inclus dans un plan de préservation des enregistrements des discours des juges (un des objectifs préliminaires du projet, voir la section Plan de projet).

Être en mesure d’organiser l’information de façon structurée et logique, pour en extraire un maximum d’information est une compétence que je vais utiliser tout au long de mes recherches doctorales. Ma capacité à comprendre les schémas d’organisation informationnelle me permettra non seulement de savoir où chercher les données et les informations, mais aussi de les coordonner de façon à en maximiser les conclusions.

Références

Bates, M. (1998). « Indexing and access for digital libraries and the internet: human, database, and domain factors ». Journal of the American Society for Information Science, 49(13), p. 1185-1205.

Blumer, E., J. Hügi, et R. P. Schneider (2014). « The usability issues of faceted navigation in digital libraries ». JLIS. It : Italian Journal of Library and Information Science, 5(2), p. 85-100.

Ménard, E., Mas, S., et Alberts, I. (2010). « Faceted classification for museum artefacts: A methodology to support web site development of large cultural organizations ». Aslib Proceedings, 62(4/5), p. 523-532.

Mills, J. (2004). « Faceted Classification and Logical Division in Information Retrieval », Library Trends, Vol. 52 (3), p. 541–570.