Plan de projet

La réussite d’un projet nécessite une planification minutieuse. Cette assomption peut sembler évidente, mais j’ai appris au cours de mon cursus scolaire et de mon stage coop à la bibliothèque de la Cour suprême qu’il n’en n’est rien. En effet, la planification de projet est un processus difficile et rigoureux qui doit être entrepris de façon sérieuse si l’on veut maximiser ses chances de succès. Il existe des outils pour y parvenir, que j’ai appris dans le cours SI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information et dans l’élaboration d’un projet d’inventaire lors de mon stage coop.

D’abord, dans le cadre du cours ISI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information, j’ai dû effectuer un plan de projet en équipe pour le Centre des ressources du Musée canadien de l’histoire. Cette organisation, dans le cadre de réformes, demandait des suggestions pour instaurer un nouveau service lui permettant d’atteindre ses objectifs, notamment d’être à la fine pointe de la diffusion des connaissances. Pour réussir ce projet, nous devions effectuer toutes les étapes nécessaires à une planification de projet professionnelle, et présenter les résultats de nos réflexions et de notre planification en trois parties.

Nous devions d’abord procéder à un état de la situation dans lequel nous dressions le portrait du Centre des ressources et nous exposions le besoin spécifique de même que la clientèle ciblée pour ce projet. Nous avons par la suite établi une liste préliminaire des projets qui nous semblaient les plus intéressants en lien avec le mandat et les objectifs du Centre des ressources et choisi celui qui nous semblait répondre le mieux aux besoins exprimés par le promoteur du projet. Nous avons choisi de proposer la refonte du moteur de recherche du Centre des ressources pour qu’il corresponde aux moteurs de recherche à facettes, plus facile d’utilisation et plus efficace pour repérer les ressources. Nous pensions qu’un moteur de recherche par facettes permettrait au Centre des ressources de mettre davantage en valeur sa collection virtuelle, puisqu’elle devenait ainsi plus facile à consulter. Nous avons par la suite développé plus en détail les composantes pertinentes pour le projet telles que les intervenants du projet, ses paramètres, ses contraintes de réalisation et une analyse des risques. Nous avons fait de nombreux apprentissages au cours de cette phase de notre travail, notamment l’importance de connaître l’organisation de même que chacun des intervenants du projet pour être en mesure de bien répondre aux besoins, instigateurs de la demande de plan de projet. Nous avons aussi compris la valeur d’une analyse de faisabilité dans ce type d’exercice pour s’assurer de répondre aux exigences du projet et ainsi, en augmenter les chances de réussite.

Nous avons ensuite constitué le plan du projet à l’aide d’outils de planification tels qu’un diagramme technique, un réseau de projet et un diagramme de Gantt. L’utilisation de ces outils nous a permis de mesurer la complexité de l’élaboration d’un projet et de prendre conscience des nombreuses données à considérer pour réaliser nos objectifs de la façon la plus efficace possible. Le diagramme de Gantt notamment nous a permis de réaliser comment les multiples étapes et les ressources doivent être coordonnées de façon à maximiser le rendement, en s’assurant qu’elles sont employées à leur plein potentiel. Cet apprentissage aura été ardu, le diagramme de Gantt nous ayant donné du fil à retorde.

Nous avons dû, enfin, défendre notre plan de projet devant les promoteurs afin de leur exposer de la façon la plus convaincante possible notre plan de projet, en mettant de l’avant la recherche et l’analyse faite pour appuyer nos arguments, démontrant ainsi le potentiel de réalisation du projet (Voir aussi les sections Organisation de l’information et Présentation orale).

Lien vers le travail remis : Travail final-Principes de gestion

J’ai eu la possibilité de mettre à profit les compétences acquises dans le cours ISI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information lors de mon stage coop à la bibliothèque de la Cour suprême du Canada. J’ai en effet pu réaliser un projet comportant une composante de planification avec les bons outils. Il m’a été demandé de produire un inventaire des enregistrements audio et vidéo des discours de tous les juges de la Cour suprême alors qu’ils siégeaient à cette Cour. Initié à la demande de la juge en chef, le projet initial se déclinait en trois phases : constituer une base de données comprenant l’information sur ces ressources, faire les démarches pour acquérir les ressources absentes de la collection de la bibliothèque et effectuer un plan de préservation pour cette collection. Je n’ai complété que la première phase, puisqu’il a été décidé au cours de mon stage que les deux autres phases ne constituaient pas un besoin immédiat.

J’étais la seule personne à travailler sur ce projet. J’ai donc eu à constituer un plan de projet que j’ai présenté à ma superviseure afin de le faire approuver. Parmi les avantages à travailler seule sur ce projet, avoir été témoin de toutes les étapes en est un important. En effet, avoir assisté à toutes les étapes me permettait de connaître parfaitement le projet et ses composantes, ce qui m’a donné une vue d’ensemble de ce dernier. Pour cette raison, non seulement je savais toujours à quelle étape je me situais, mais je pouvais aussi rectifier rapidement les processus qui ne me permettaient pas d’obtenir les résultats désirés.

Afin d’entreprendre mon projet de façon efficace, j’ai utilisé un calendrier des tâches détaillées, comprenant les étapes clés et les dates estimées de livraison, afin de garder un suivi sur les tâches à accomplir et les délais à respecter. L’objectif n’étant pas d’une grande complexité et ne nécessitant pas de gestion de budget, je n’ai pas eu besoin d’utiliser d’autres outils de la gestion de projets tels que l’organigramme technique, le réseau du projet ou l’organigramme de Gantt. En effet, la simplicité des tâches et le nombre restreint des membres de l’équipe (c’est-à-dire moi seule) permettaient d’obtenir des résultats efficaces en utilisant seulement le calendrier détaillé.

J’ai terminé ce projet — la grille Excel contenant la liste la plus exhaustive possible des enregistrements des discours des juges ayant siégé à la Cour suprême du Canada — en décembre 2016, juste avant la fin de mon stage coop. Ce projet ayant été initié dès les débuts de mon stage, il m’aura pris huit mois pour le terminer. Ce délai a largement dépassé mes premières estimations, puisque j’avais prévu finir l’inventaire à la fin du mois d’août. J’ai compris alors que mes estimations n’avaient pas été réalistes, et que je n’avais pas tenu compte de facteurs importants tels que le temps de réponse des organismes contactés de même que les courriels de rappel que j’ai dû envoyer. Cela m’a permis d’apprendre à être plus précise dans l’élaboration des phases d’un projet afin d’être le plus efficace possible et de ne pas négliger les facteurs de risques inhérents au projet (voir aussi à ce sujet la section Organisation de l’information).

Ces deux expériences m’ont enrichie de connaissances en planification et en gestion de projet et m’ont outillée pour mes projets de carrière futurs. Concevant la thèse de doctorat comme un projet d’envergure, j’envisage de dresser un plan de projet, comprenant des livrables et des délais, pour tenter de maximiser mon apprentissage au cours de ce processus. Bien sûr, ce plan de projet sera plus à l’image de celui que j’ai dû faire pour mon projet de stage que pour le cours « Principes de gestion », puisque je serai seule pour remplir la tâche et que la composante budget ne sera que peu envisagée. Je pense tout de même que l’exercice m’aidera à atteindre mon objectif.

Publicités