Éducation et formation d’utilisateurs

Lors de la rédaction des processus d’archivage web, j’ai eu à tester les étapes en procédant à l’archivage des documents web cités dans les jugements de la Cour suprême. Pour accomplir ma tâche, j’ai utilisé le logiciel choisi par les gestionnaires de la bibliothèque et de la gestion de l’information, Acrobat pro, pour lequel j’ai acquis une connaissance approfondie. Pour cette raison, ma superviseure de stage m’a demandé d’effectuer la formation de ce logiciel aux personnes responsables de poursuivre le projet, soit les membres de la direction du recueil.

Si l’on exclut la visite de la bibliothèque, c’était la première fois que je devais effectuer une présentation devant une audience qui n’était pas constituée de pairs et de professeurs. J’étais chargée d’expliquer des notions à des personnes, mais sans être évaluée formellement pour mon contenu. Le principal indicateur de la réussite de ma communication ne serait donc pas une note, mais la compréhension des personnes venues assister à la formation. Avec la collègue chargée d’expliquer le projet, nous avons fait plusieurs répétitions devant nos gestionnaires pour nous assurer que notre présentation couvrait tous les points importants et pour retravailler les passages moins bien présentés.

Au cours de cette préparation, j’ai appris à adapter mon contenu aux destinataires, puisque ces derniers n’étaient ni spécialistes en sciences de l’information, ni spécialistes en gestion de documents selon les normes de l’archivage web, contrairement à l’audience devant laquelle j’avais l’habitude de présenter. De plus, j’étais si habituée au processus d’archivage, puisque je le faisais depuis plusieurs semaines déjà, que j’avais tendance à oublier d’expliquer certaines étapes. Ma superviseure, ayant une expérience certaine en formation, m’a montré comment bien déconstruire un processus afin de le faire comprendre le mieux possible.

Le jour de la formation, j’étais confiante parce que nous nous étions bien préparées et que nous avions eu tout le soutien des gestionnaires. Lors de la présentation, nous avons eu quelques questions des personnes présentes, ce qui nous a fait comprendre que notre présentation les intéressait. À la fin de la séance, nous avons offert des séances de formation pratique, au cours desquelles les membres de la direction du recueil allaient effectuer eux-mêmes les étapes pour détecter les endroits les moins clairs du processus. Tous les membres du recueil concernés par le projet ont assisté à ces formations pratiques, et nous ont fait savoir leur contentement par rapport aux formations reçues. Ils nous ont affirmé se sentir en mesure de compléter le processus à la fin des séances de formation.

Dans le cadre d’une carrière en enseignement, les apprentissages que j’ai faits en donnant de la formation lors de mon stage sont inestimables. En effet, présenter devant un auditoire général m’a appris le processus de vulgarisation nécessaire à un enseignement de qualité. De plus, j’ai compris, dans un contexte pratique, que la décomposition d’un problème peut s’avérer plus complexe qu’il n’y paraît. La compréhension de ces notions m’incitera à porter une attention particulière à la manière de disposer l’information que je voudrai communiquer, de façon à m’assurer de couvrir tous les points importants de la notion traitée.

Rédaction de rapports, d’essais et d’analyses critiques

Une autre compétence dont la maîtrise est essentielle au professionnel de l’information est la communication écrite. Cette dernière peut prendre plusieurs formes : compte rendu critique, rapport, procédure, dépliant éducatif, revue de la littérature, travail de recherche, etc. J’ai eu à rédiger, au cours des deux dernières années, plusieurs types de documents qui m’ont permis d’apprendre les exigences de différents formats et d’adapter ma rédaction en conséquence.

Au cours de ma formation scolaire, j’ai eu à rédiger différents types de travaux. Par exemple, dans le cours ISI 5304 Information Resource Discovery, j’ai eu à rédiger un essai portant sur un processus de recherche intitulé « La sérendipité en recherche d’information ». Pour réussir l’exercice, je devais d’abord lire un article portant sur cette théorie de recherche (la sérendipité) et en faire un compte rendu. Par la suite, j’avais la tâche de trouver deux articles portant sur cette théorie et d’expliquer l’approche de chacun des auteurs à propos de la sérendipité.

Le principal défi de ce travail de rédaction aura été la concision. En effet, il m’était demandé de résumer une théorie comportant de nombreux aspects, de même que deux articles scientifiques en 6 à 8 pages à double interligne. J’ai appris lors de la rédaction de ce travail à faire un choix de mots et d’expression en fonction de leur richesse sémantique pour être en mesure d’exprimer un maximum d’idées en un minimum de mots et ainsi être en mesure de répondre aux critères d’évaluation, notamment la complétude des composantes de la théorie étudiée.

Lien vers le travail remis : La sérendipité en recherche d’information

Un exercice que j’ai dû compléter dans le cadre de ma formation est une revue de la littérature que j’ai effectuée dans le cours ISI 6721 Archives et gestion des documents. Une revue de la littérature consiste en la lecture d’articles portant sur un sujet commun, dont on résume les principaux arguments en les confrontant les uns aux autres. Ce type de travail demande une compréhension fine des textes à l’étude pour être capable d’en extraire des thématiques communes dans lesquelles les auteurs exposeront des arguments parfois divergents. Les compétences en rédaction requises pour réussir une revue de la littérature sont la capacité de faire ressortir les nuances dans l’argumentation des auteurs, de circonscrire les idées les plus importantes à partir de plusieurs articles et être en mesure de situer sa propre argumentation au milieu de toutes ces données. L’apprentissage que j’ai tiré de ce travail est des plus pertinents pour mon plan de carrière parce que je devrai situer mon projet de recherche par rapport aux autres recherches effectuées sur ce sujet pour être en mesure d’en établir l’originalité. Ainsi, déjà connaître le processus rédactionnel d’une revue de la littérature me permettra de me concentrer sur son contenu.

Lien vers le travail remis : Revue des littératures

Enfin, j’ai aussi eu à rédiger des documents selon un format plus professionnel. Les documents professionnels se distinguent des documents scolaires, puisqu’il ne s’agit pas d’exposer ma compréhension d’un concept, mais plutôt d’exposer ma connaissance d’éléments utiles pour une organisation donnée en lien avec un problème/projet précis. J’ai eu l’opportunité de m’exercer à ce type de rédaction dans le cadre du cours ISI 6722 Préservation de l’information numérique, puisque le travail final consistait à recommander une approche de numérisation et de préservation d’une collection de la bibliothèque de Parc Canada. Pour ce faire, je devais analyser les besoins de l’organisme en fonction de ses capacités à produire une collection numérique à partir d’une collection papier déjà en sa possession. Je devais par la suite observer les risques liés au processus et en évaluer l’impact sur le projet tout en prenant en compte les contraintes de l’organisation, par exemple, le budget alloué pour la réalisation du projet. J’ai conclu cet exercice par des recommandations pour la numérisation de la collection en tenant compte de tous les éléments mentionnés plus tôt.

Dans la rédaction de ce travail, je devais d’abord montrer ma connaissance de l’organisation à qui j’allais faire des recommandations afin d’exprimer de façon claire les liens entre les recommandations et les besoins de l’organisation. Ensuite, je devais m’exprimer de façon claire et précise pour que mes potentiels lecteurs comprennent rapidement mon argumentation. Dans le cas contraire, je n’aurais pu soutenir leur attention ce qui aurait eu pour conséquence de rompre mon intention de communication. Enfin, il était nécessaire que j’appuie mes recommandations avec de la documentation fiable pour que les personnes lisant les recommandations perçoivent que mes recommandations étaient fondées sur les pratiques exemplaires des différents organismes reconnus du domaine de la préservation de l’information numérique.

Lien vers le travail remis : Travail final- Préservation de l’information numérique

L’enseignement que j’ai tiré de ce travail m’a fait comprendre l’importance d’appuyer mes arguments sur des sources fiables et reconnues par mon auditoire. J’ai pu mettre à profit ce précieux apprentissage lors de mon stage coop, ce qui m’a permis d’acquérir une certaine crédibilité dans la présentation d’information.

Un des projets que j’ai réalisés lors de mon stage à la bibliothèque de la Cour suprême du Canada est la rédaction d’un processus d’archivage web. Pour réaliser ce projet, j’ai étudié la question de l’archivage web pour en extraire les fondements, les pratiques exemplaires selon plusieurs organismes (dont le Secrétariat du Conseil du Trésor), et les logiciels utilisés pour procéder à ce type de manœuvre. Une fois ma documentation bien comprise, j’ai rédigé le processus en tentant de bien reprendre chacune des étapes nécessaires à la bonne réalisation de la tâche et en expliquant les raisons des pratiques suggérées (emplacement du stockage des documents, le logiciel utilisé). Une fois ce document rédigé, j’ai compris que, bien que complet et documenté, mon texte ne répondait pas à un besoin de l’utilisateur, à savoir expliquer clairement les étapes du projet. En effet, mes étapes se perdaient à travers tout le texte explicatif. J’ai donc composé un deuxième document, abrégé, dans lequel on retrouvait que les étapes, décrite de façon claire et efficace. J’ai donc répondu aux besoins de mes utilisateurs en modifiant mon processus de rédaction. Ce document fut fort utile, autant pour les usagers que pour moi-même. Il m’a d’abord aidé à éprouver le processus parce que j’ai pu déterminer avec l’usager les étapes pertinentes et celle qui nécessitaient une amélioration. Le document corrigé a ensuite été utilisé comme aide-mémoire par les personnes responsables d’effectuer la tâche (voir aussi les sections Préservation de l’information numérique et Éducation et formation).

Présentation orale

La présentation orale est un exercice scolaire ou professionnel consistant en la démonstration d’une connaissance d’un sujet donné par le biais de la communication orale. Pour que l’exercice soit bien réussi, il importe d’expliquer les concepts de manière logique et structurée afin de renseigner sur une notion donnée. Il existe plusieurs types de présentation orale (en classe, colloque, pour vendre un produit, pour présenter un projet, etc.) et chacun exige une méthode qui lui est propre.

Dans le cadre de la maîtrise en science de l’information, j’ai eu à effectuer des présentations orales traditionnelles (scolaires) au cours desquelles j’ai dû faire la démonstration que je maîtrisais la notion que je présentais. Dans le cours ISI 5301 Information and Society, par exemple, j’ai présenté les concepts de base du libre accès, en les analysant en lien avec la plateforme de diffusion de revues savantes et culturelles Érudit. Les auditeurs étaient tous des collègues des départements des sciences de l’information et de communication, ce qui m’a permis d’employer une terminologie précise, puisque tous avaient un bagage de connaissances similaire au mien.

Lien vers la présentation : La coopérative dans le milieu de l’édition savante : le modèle Érudit

Au cours de ma scolarité, j’ai aussi eu à produire des présentations orales qui exigeaient un format différent, puisqu’il s’agissait de commandes plus professionnelles. Deux projets, plus particulièrement, m’ont permis d’acquérir des compétences dans ce type de présentation : la présentation d’un plan de projet dans le cours ISI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information et l’énonciation de nos recommandations d’un système de gestion des documents et des archives, subséquentes à une analyse des besoins d’une organisation dans le cours ISI 6721 Archives et gestion des documents. Dans les deux cas, j’ai eu à faire la preuve, par le biais de la communication orale en équipe, de ma compréhension des besoins informationnels d’organisations qui sollicitaient nos services pour établir un plan d’action pour améliorer leur gestion de l’information. Ces personnes n’étant pas des professionnels de l’information (au moins dans un cas), j’ai dû définir les concepts propres à ce domaine pour optimiser le processus communicationnel. En plus de démontrer ma compréhension des besoins de ces organisations, j’ai aussi eu à les convaincre de la pertinence de nos recommandations, ce qui a exigé d’autres compétences communicationnelles telles que la persuasion. Enfin, j’ai dû faire preuve de connaissance dans le domaine présenté afin d’obtenir une crédibilité professionnelle, me permettant d’obtenir l’attention de l’auditoire.

Lien vers la présentation : Présentation FCFA

Lien vers la présentation : Présentation_plan_de_projet

Ces deux types d’exercices m’auront aidée à développer mes aptitudes en communication orale, aptitudes auxquelles j’ai eu recours dans le cadre de mon stage coop à la bibliothèque de la Cour suprême. Ma superviseure m’a, en effet, assigné la responsabilité, en collaboration avec une collègue, d’effectuer une visite de la bibliothèque lors de l’activité « Take your kids at work », au cours de laquelle il est possible, pour des jeunes de troisième secondaire, de visiter pendant une journée, l’un des ministères de la fonction publique fédérale et d’en apprendre plus sur son fonctionnement. La Cour suprême participe à cet événement et plusieurs de ses départements organisent des activités dans le cadre de cette journée.

Pour remplir cette tâche, nous avons dû réfléchir à notre public cible et à ses intérêts. En effet, la visite d’une bibliothèque, aussi belle soit-elle, n’est pas nécessairement une activité qui intéresse tous les adolescents. Nous avons opté, après quelques discussions, pour un mode de présentation interactif et pour un contenu ancré dans la pratique.

Concrètement, nous avons élaboré notre visite en la liant étroitement avec les autres activités auxquelles les jeunes allaient participer, notamment l’audience à laquelle ils allaient assister avant de visiter la bibliothèque. La cause qu’ils entendaient était très intéressante, puisqu’elle relevait du droit criminel et plus précisément de la validité de la preuve dans le cas d’une perquisition sans mandat. Les arguments présentés par la défense relevaient de la Charte des droits et libertés et du Code criminel. Enfin, un guide de la cause avait été rédigé par un membre de l’équipe de référence, dans lequel on retrouvait de la doctrine suggérée pour les auxiliaires juridiques.

La cause, et plus particulièrement ses composantes juridiques et informationnelles, a donc façonné la visite de la bibliothèque. À mesure que nous évoluions à travers les salles de la bibliothèque, nous leur avons montré la Charte des droits et libertés, et plus précisément l’article traité pendant l’audience (salle de la jurisprudence). Nous leur avons expliqué ce qu’était le Code criminel et montré les sections en lien avec la cause (salle de la législation). Enfin, nous avons exposé des études suggérées par l’équipe de référence pour compléter les informations nécessaires à la compréhension de la cause (salle de la doctrine). Nous désirions exposer à ces jeunes, par un exemple concret, comment l’information juridique qu’ils apprenaient à l’école, par exemple la Charte, avait une implication concrète dans le fonctionnement de la société. Nous avons aussi mis en lumière la participation des bibliothécaires dans le fonctionnement de la Cour suprême, et par conséquent, dans le processus judiciaire du pays.

Pour nous assurer de l’attention de notre auditoire, nous avons rendu la visite la plus interactive possible en leur posant des questions et en les invitant à faire de même à de nombreuses reprises. Leur poser fréquemment des questions s’est révélé être une méthode concluante, puisque les étudiants répondaient d’emblée à nos questions. Nous sentions que nous avions leur attention, pour la plupart. Nous n’avons toutefois reçu aucune question de leur part en retour ce qui nous a fait penser que, peut-être, nous n’avions pas rempli complètement notre mandat, qui était de présenter de façon intéressante pour un groupe d’étudiants du secondaire les principales caractéristiques et raisons d’être de la bibliothèque de la Cour suprême du Canada. Ma superviseure, qui avait assisté à la présentation, semblait toutefois satisfaite de la présentation que ma collègue et moi-même avions préparée.

Des compétences en communication orale similaires me seront nécessaires dans le cadre de mon plan de carrière, puisque la diffusion des résultats de recherche d’un doctorant chercheur passe, entre autres, par la communication orale, notamment dans le cadre de colloques et d’examens (examen de synthèse, soutenance de thèse). De plus, l’une des tâches d’un chercheur affilié à une université est de promulguer un enseignement de qualité, qui s’effectue, entre autres choses, par le biais de la communication orale. Il importe donc que je continue de peaufiner mes compétences dans ce domaine.

L’organisation des savoirs: porte d’entrée de l’information

L’organisation de l’information consiste en une méthode de disposition de l’information pour la rendre intelligible et accessible. Les données peuvent, par exemple, être classées dans des bases de données, identifiées à l’aide de métadonnées, recensées dans des index, etc. Cet aspect des sciences de l’information est d’une grande importance, puisqu’elle permet d’optimiser le rapport à l’information par l’accroissement des possibilités de recherche et de préservation. La connaissance de cet aspect des sciences de l’information est donc essentielle pour une gestion efficace de l’information d’une organisation.

Lors de ma première session, j’ai eu à suivre le cours obligatoire ISI 5302 Knowledge organization au cours duquel j’ai appris les rudiments de l’organisation des savoirs. J’ai pu mettre à profit mes connaissances lors du travail final qui consistait en l’évaluation d’une base de données de référence (LISA) et, plus particulièrement, en l’analyse de trois aspects : le thésaurus, le système de recherche par facettes et le système d’indexation des références. J’ai effectué l’examen de cette plateforme en effectuant une recherche portant sur l’utilisation des facettes en contexte de design web.

J’ai appris au cours de cette expérience à examiner une base de données avec un sens critique plus aiguisé du fait que j’avais acquis des connaissances pertinentes pour accomplir cette tâche. Mon analyse de la plateforme m’a permis de percevoir les lacunes dans l’organisation de l’interface, notamment dans le thésaurus — présentation visuelle ne contribuant pas à l’efficacité de la recherche (accès limité aux options de recherche), la présence de sous-classes non pertinentes pour la recherche entreprise, etc. — et dans le système de recherche par facettes — choix de facettes ne permettant pas de restreindre la recherche efficacement, par exemple. L’indexation des références, divisées en deux catégories (« Références » et « Cités par »), m’a permis d’obtenir de bons résultats de recherche, puisque j’ai pu, à l’aide de ces fonctionnalités, élargir ou restreindre ma recherche, et établir une connectivité certaine entre les ressources suggérées.

Lien vers le travail remis: Travail final-Knowledge Organisation

J’ai poursuivi mon apprentissage de l’organisation des connaissances dans le cours ISI 5705 Principes de gestion pour le professionnel de l’information. Dans le cadre du travail de recherche pour lequel j’ai dû faire un plan de projet, je devais suggérer, avec mon équipe, un nouveau service pour être à la fine pointe de la diffusion des connaissances. Nous avons choisi de proposer une refonte du moteur de recherche du Centre des ressources du Musée canadien de l’histoire pour le conformer aux exigences d’un moteur de recherche par facettes. Nous avions en effet appris dans le cours ISI 5302 Knowledge organization que ce type de moteur de recherche était plus efficace qu’un moteur de recherche traditionnel constitué selon la classification hiérarchique parce que les facettes permettent de représenter l’objet plus spécifiquement selon les facettes qui le composent, et par conséquent rendent la recherche plus précise et plus efficace.

Pour être en mesure de constituer le meilleur plan de projet possible, nous avons dû nous renseigner plus en profondeur sur le système de classification par facettes afin de pouvoir constituer des étapes de réalisation en adéquation avec le projet. Ces connaissances nous permettaient par ailleurs de mieux vendre notre idée au promoteur du projet. Nous avons donc argumenté sur le fait que le moteur de recherche par facettes permettaient une combinaison de critères de recherche et non pas une diminution des résultats à mesure que l’usager s’enfonce dans la hiérarchie du moteur de recherche traditionnel. Nous avons souligné que les facettes permettaient à l’usager de ratisser plus large dans sa recherche tout en obtenant des résultats plus précis. Par conséquent, la recherche était facilitée pour l’utilisateur, qui voyait ainsi l’accessibilité aux ressources s’agrandirent.

En proposant la classification par facettes à notre promoteur comme moyen d’être à la fine pointe de la diffusion des connaissances, notre intention était de lui exposer comment il pourrait accroître la visibilité de sa collection, et ainsi mieux diffuser les ressources qui la constituaient. J’aborde de nouveau ce projet dans la section Présentation orale et la section Plan de projet.

Lien vers le travail remis: Travail final-Principes de gestion

Pour être en mesure de produire des moteurs de recherche efficaces, il est important de disposer de bases de données bien élaborées pour en optimiser les performances. J’ai eu l’opportunité d’apprendre comment constituer ce type d’outils dans le cadre de mon stage à la bibliothèque de la Cour suprême du Canada par l’entreprise du projet «Inventaire des enregistrements des discours des juges de la Cour suprême». Ayant initié ce projet et participé activement à chacune de ces phases, j’ai pu me familiariser avec les étapes nécessaires à l’élaboration d’une base de données de type fichier plat.

L’étape la plus importante de ce projet fut l’élaboration des métadonnées, qui allaient du même coup établir l’intitulé des colonnes de ma base de données. Cette étape, que je croyais préliminaire à la constitution de la base de données elle-même, fut en constante évolution jusqu’à la presque toute fin du projet. J’ai compris en établissant cette grille que la sélection des éléments d’une base de données est complexe. À mesure que je consultais les bases de données susceptibles de contenir des documents correspondant à ma recherche, je constatais certains éléments dont l’intégration dans la base de données était pertinente. J’ai commencé la composition de ma base de données avec 8 champs de métadonnées à remplir, mais j’ai terminé mon inventaire avec 14 champs de métadonnées.

J’ai dans un premier temps bien déterminé les métadonnées descriptives de la ressource et décidé d’introduire les champs de métadonnées qui indiquaient le nom du juge faisant un discours, le titre, la date, le lieu, etc. Pour que mon inventaire soit le plus complet possible, j’ai dû ajouter des métadonnées administratives (localisation physique, URL, code d’identification) et techniques (format de fichier). L’addition de ces métadonnées m’a non seulement permis de mieux définir chacune des ressources que j’avais trouvées, mais aussi d’en faciliter la traçabilité. De plus, les métadonnées techniques permettent, si cela intéresse l’organisation, d’assurer un suivi sur l’obsolescence des formats, qui peut être inclus dans un plan de préservation des enregistrements des discours des juges (un des objectifs préliminaires du projet, voir la section Plan de projet).

Être en mesure d’organiser l’information de façon structurée et logique, pour en extraire un maximum d’information est une compétence que je vais utiliser tout au long de mes recherches doctorales. Ma capacité à comprendre les schémas d’organisation informationnelle me permettra non seulement de savoir où chercher les données et les informations, mais aussi de les coordonner de façon à en maximiser les conclusions.

Références

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