Évaluation de la qualité des services d’information en fonction des besoins de la clientèle

J’ai pu apprendre sur l’évaluation de la qualité des services d’information en fonction des besoins de la clientèle par l’élaboration de travaux dans le cadre du cours ISI 6721 Archives et gestion des documents. Je traiterai ici de trois des travaux effectués dans ce cours, puisqu’ils constituent trois parties d’un tout logique. Il nous a été demandé d’effectuer, dans ce cours, l’évaluation d’un cas réel d’une organisation qui désirait optimiser sa gestion des documents et qui requérait nos services en analyse des besoins et recommandations de système. D’abord, j’ai dû, en équipe, effectuer une analyse des besoins de la fédération des communautés francophones et acadiennes du Canada (FCFA) afin de déterminer les fonctions de l’organisation, les routines de travail des employés, leur niveau d’expertise technologique, etc. Nous avons obtenu beaucoup d’information lors d’une entrevue en classe avec le principal responsable de l’organisation étudiée. Nous avons, par la suite, procédé à cette analyse en effectuant une décomposition fonctionnelle de l’organisation, à l’aide des informations fournies lors de cette entrevue et des documents mis à notre disposition par la suite. À la fin de cet exercice, mon équipe et moi-même étions à même d’établir un portait des besoins de cette organisation en matière de gestion des documents.

Lien vers le travail remis : Analyse des besoins-VF

Au cours d’un deuxième travail, j’ai eu à analyser un système de gestion des documents pour établir ses principales caractéristiques, forces et points à améliorer. À l’aide d’une grille comprenant les composantes nécessaires à l’évaluation d’un système efficace de gestion des documents, j’ai analysé le système SharePoint pour en évaluer les fonctionnalités. J’ai donc examiné le logiciel en fonction des options offerts pour la gestion des documents d’archives. Je me suis penchée notamment sur les fonctionnalités permettant la création des documents d’archives (métadonnées, convention de nommage), organisation du document d’archives (calendrier de conservation), la sécurité du document d’archives et la gestion de ses accès, et la préservation ou la disposition du document d’archives.

J’en suis venue à la conclusion que SharePoint est un bon outil pour la gestion des archives courantes et intermédiaires. La quasi-totalité du cycle de vie de ce type de documents est en effet couverte, de la création à la période de rétention et de disposition. Dans le cas des archives courantes, SharePoint offre aussi la possibilité de faire du travail collaboratif, les documents nécessaires au travail de chacun pouvant être mis à la disposition de l’équipe sur une plateforme partagée, qui, elle-même, peut être configurée selon des critères précis tels que la restriction des accès, le type de contenu y étant intégré, etc. Le type d’archives le moins bien couvert par SharePoint est les archives inactives. En effet, aucune mesure de préservation à long terme des documents électroniques n’est disponible sur SharePoint. L’interopérabilité entre les générations de format de même que la migration des fichiers vers d’autres formats ne sont pas des fonctionnalités offertes par le système. L’organisation doit donc se doter d’un autre système pour maintenir une gestion adéquate des archives inactives. Cela peut être embêtant pour les personnes responsables des acquisitions, puisqu’ils ne peuvent pas satisfaire tous leurs besoins en matière de gestion des documents dans un seul logiciel. Il faut toutefois se rappeler que SharePoint n’a pas été créé, à l’origine, pour la gestion des documents, mais pour le travail collaboratif.

Le but de l’exercice était de déterminer la pertinence de son implémentation pour la FCFA. Je n’ai pas recommandé l’implantation de ce logiciel à la FCFA, principalement pour trois raisons: le logiciel est beaucoup trop imposant pour la taille de l’organisation, le coût d’installation et d’entretien dépasse le budget alloué pour ce type de service, et enfin, malgré une gamme impressionnante de fonctionnalités, SharePoint ne répond pas à certains des besoins de la FCFA (gestion des archives papiers et travail collaboratif simultané).

Enfin, nous avons fait part de nos recommandations, en lien avec les besoins constatés et les ressources disponibles, à l’une des responsables de la FCFA lors d’une présentation orale effectuée en équipe.

Lien vers le travail remis: Analyse d’un système

Le travail accompli dans le cours ISI 6721 Archives et gestion des documents  m’a appris le processus pour réaliser une évaluation efficace d’un système d’information par l’explication théorique des étapes nécessaires à sa réalisation, mais aussi par leur exécution dans un contexte réel. J’ai pu ainsi clairement percevoir le lien entre système de gestion de l’information et besoins des usagers. La négligence de ce lien aurait pour conséquence l’échec de l’implantation d’un outil qui était destiné à optimiser la routine de travail des employés et de ce fait maximiser le rendement de l’organisation. Son impact considérable sur l’organisation est un argument en lui-même pour démontrer son importance. L’acquisition de cette compétence au cours de ma formation est donc un grand atout.

Il peut sembler facultatif, dans un plan de carrière comme le mien, de posséder des compétences en analyse des besoins et des systèmes. Je pense toutefois que ces compétences m’aideront, à plus petite échelle, à évaluer mes propres besoins et choisir en conséquence les outils technologiques qui me seront nécessaires à la composition de ma thèse. Je pense notamment aux logiciels de gestion des références et à ceux pour l’élaboration et le stockage des données de recherches.

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